副業で使ったお金のレシートや領収書が見つからず、確定申告の準備が進まない方もいるでしょう。
レシートがないからといって、すぐに経費にできなくなるわけではありません。カードの利用明細、注文履歴、請求書などから、支払った金額や内容、副業に使ったことを確認できる場合があります。
この記事では、主に業務委託、ブログ、物販などで得る事業所得や業務に係る雑所得の必要経費について説明します。アルバイト代のように給与として受け取る副業には、そのまま当てはまりません。
副業の経費とレシートに関するよくある質問
レシートや領収書がなくても経費にできますか？
レシートや領収書がなくても、支払ったことや購入した内容、副業に使ったことを確認できれば、必要経費にできる場合があります。
たとえば、カードの利用明細だけでは購入内容が分からない場合は、注文履歴や請求書なども確認します。ただし、支払いの記録があっても、私用の買い物は経費になりません。副業と私用の両方で使うものは、副業で使った分だけを経費として考えます。
参考：国税庁「必要経費の知識」
クレジットカードの利用明細だけでも大丈夫ですか？
カードの利用明細では、支払先や金額を確認できます。ただし、何を買ったのかまで分からないことがあります。
その場合は、注文履歴、請求書、購入履歴なども一緒に残しましょう。また、カードで支払った金額と、後日銀行口座から引き落とされた金額を、同じ経費として2回計上しないように注意が必要です。
なお、消費税の課税事業者が仕入税額控除を受ける場合は、カード会社の利用明細だけでは原則として足りません。帳簿と適格請求書などの保存が必要です。
参考：国税庁「クレジットカード会社からの請求明細書」
レシートをなくしたら出金伝票を作ればよいですか？
出金伝票や自分で作ったメモは、支出の内容を記録するために使えます。ただし、出金伝票を書くだけで、必ず経費として認められるわけではありません。
まずは、レシートを再発行できないか確認し、注文履歴や購入メール、カード明細なども探しましょう。見つかった資料と出金伝票を一緒に残しておくと、支出の内容を説明しやすくなります。
メールで届いた領収書は印刷して保存すればよいですか？
メールやWeb上で受け取った領収書や請求書は、印刷するだけでなく、元の電子データも保存します。
電子取引データの保存が必要な方は、メール本文やPDFなどを電子データのまま保存する必要があります。事業所得がある方などのほか、業務に係る雑所得では、前々年の収入金額が300万円を超える方などが帳簿・書類の保存制度の対象になります。
レシートや領収書は確定申告のときに提出しますか？
経費のレシートや領収書を、確定申告書に1枚ずつ付けて提出する必要はありません。帳簿やレシートなどは、自分で保存しておきます。
ただし、確定申告で提出する書類は、所得の種類や申告内容によって異なります。「提出する書類」と「自分で保存する書類」を分けて考えましょう。
参考：国税庁「申告書に添付・提示する書類（令和7年分）」
副業の経費はレシートなしでも計上できる場合がある
必要経費になるかどうかは、「レシートがあるか」だけで決まるわけではありません。大切なのは、支払った内容と、副業に必要な支出だったことを確認できるかどうかです。
なお、ここでは主に所得税の必要経費について説明します。消費税の課税事業者が仕入税額控除を受ける場合は、原則として帳簿と適格請求書などの保存が必要です。所得税とはルールが異なるため注意しましょう。
参考：国税庁「仕入税額控除をするための帳簿及び請求書等の保存」
レシート以外の記録から支払いの内容を確認する
レシートがない場合は、ほかに残っている記録を探します。たとえば、次のようなものです。
- クレジットカードの利用明細
- 銀行口座の取引履歴
- ネット通販の注文履歴
- 請求書
- 購入時のメール
- 決済アプリの利用履歴
1つの資料だけでは分からない場合は、複数の資料を組み合わせて、いつ、どこで、いくら支払い、何を買ったのかを確認します。
支払いの記録があっても副業に関係しないものは経費にならない
カード明細や領収書があっても、私生活のために使ったお金は副業の経費にはなりません。たとえば、スマホ代や自宅のインターネット代を副業でも私生活でも使っている場合は、副業で使った分を分けて考えます。
「お金を支払ったこと」と「副業に必要だったこと」の両方を確認することが大切です。
レシートがないときに最初に確認すること
レシートがないときは、記憶だけで帳簿を書くのではなく、支払いを確認できる記録から探しましょう。
レシートをもらっていない場合は支払い履歴を確認する
レシートを受け取っていない場合は、カード、銀行口座、決済アプリなどの履歴を確認します。
支払先と金額だけでは何を買ったのか分からない場合は、店舗名や注文番号を手掛かりに、注文履歴や購入メールも探しましょう。
レシートをなくした場合は再発行や購入履歴を確認する
レシートをなくした場合は、購入した店舗に再発行できるか確認します。ネット通販で購入したものなら、注文履歴から領収書を再表示できる場合もあります。
再発行できない場合でも、カード明細、注文履歴、購入メールなどが残っていないか確認しましょう。
紙のレシートがなくても電子明細やメールが残っていないか確認する
紙のレシートがなくても、メール、通販サイト、アプリなどに購入記録が残っていることがあります。メール本文に取引内容が書かれている場合はメールを、PDFなどの領収書が添付されている場合は、そのファイルも保存します。
支払方法ごとに残しておきたい記録
支払方法によって、確認しやすい資料は違います。まず次の表を参考に、残っている記録を探してみましょう。
| 支払方法 | まず確認するもの | あわせて確認するもの |
|---|---|---|
| クレジットカード | カードの利用明細 | 注文履歴・請求書 |
| キャッシュレス決済 | アプリの利用履歴 | 店舗名・購入内容 |
| 銀行振込・口座振替 | 銀行口座の取引履歴 | 請求書・契約書・メール |
| ネット購入 | 注文履歴 | 電子領収書・購入メール |
| サブスク | 契約画面・請求履歴 | サービス名・利用目的 |
| 現金払い | 残っている記録 | 日付・支払先・金額・利用目的 |
クレジットカードやキャッシュレス決済は利用明細と購入内容を残す
カードや決済アプリでは、利用明細から支払日、支払先、金額を確認できます。ただし、商品名まで表示されないことがあります。その場合は、注文履歴や請求書なども残しましょう。
特に、複数の商品をまとめて買った場合や、決済アプリへお金をチャージしただけの場合は、明細だけでは何に使ったのか分かりません。
実際に何を購入したのか分かる記録を確認することが大切です。
銀行振込や口座振替は何の支払いか分かる資料も残す
銀行口座の履歴からは、振込先や金額を確認できます。ただし、会社名やサービス名だけでは、何の支払いだったのか分からない場合があります。
請求書、契約書、メールなども一緒に残し、何のための支払いだったのか分かるようにしましょう。
ネット購入やサブスクは注文履歴や請求メールを確認する
ネット通販やサブスクでは、注文履歴、契約画面、請求履歴、メールなどを確認します。サブスクは毎月同じ金額を支払うことが多いため、「何のサービスか」「副業で何に使っているか」も分かるようにしておくと整理しやすくなります。
電子で受け取った領収書や請求書については、電子取引データの保存ルールも確認しましょう。
参考：国税庁「電子取引データ保存要件チェックシート」
現金払いは日付・金額・支払先・使った目的を記録する
現金払いでレシートがない場合は、まず購入先などに記録が残っていないか確認します。そのうえで、
- 日付
- 支払先
- 金額
- 買ったもの
- 副業で使った目的
を記録しておきます。
銀行口座から現金を引き出した記録だけでは、何に使ったのかは分かりません。分からない金額を記憶だけで作らず、できるだけ購入先やほかの資料から確認しましょう。
副業の確定申告の必要書類については、以下の記事をご確認ください。
レシートがない支払いを帳簿に記録する方法
レシートがない支払いも、内容を確認できたら帳簿に記録します。後から見たときに、何の取引だったのか分かるようにすることが大切です。
日付・支払先・金額・買ったものを記録する
帳簿には、基本的に次の内容を記録します。
- 日付
- 支払先
- 金額
- 買ったものやサービス
たとえば、「4月10日／〇〇ソフト／1,500円／画像作成ソフト利用料」のように記録します。
なお、経費をどの年分に入れるかは、実際にお金を支払った日だけで決まるとは限りません。通常は、費用や支払義務が確定した時期も確認します。カード払いの場合も、購入した金額と後日の口座引落しを2回経費として計上しないようにしましょう。
副業の帳簿のつけ方については、以下の記事をご確認ください。
副業で何のために使ったのかも残しておく
何を買ったのかだけではなく、副業で何に使ったのかも記録しておくと、後から確認しやすくなります。
たとえば、
- 販売する商品の仕入れ
- 記事作成に使うソフト
- 顧客との打ち合わせのための交通費
など、使った目的が分かるようにします。
副業と私生活の両方で使うものは、副業分をどのように分けたのかも残しておきましょう。
副業と私生活の両方で使うものについては、以下の記事をご確認ください。
出金伝票や自分で作ったメモだけに頼らない
レシートをなくしたときに、出金伝票やメモを残すことはできます。ただし、自分で書いた記録だけではなく、カード明細、注文履歴、請求書、購入メールなども探しましょう。
購入内容を確認できない支出については、分からないまま経費に入れず、いったん分けておき、資料が見つかってから判断します。
経費に入れるか迷ったときの判断ポイント
レシートがあるかどうかとは別に、その支出自体が副業の必要経費になるかも確認する必要があります。
迷った場合は、次の3つを順番に確認しましょう。
支払ったことや買ったものを確認できるか
まず、いつ、どこに、いくら支払い、何を買ったのか確認します。レシートがなくても、カード明細、注文履歴、請求書などから確認できる場合があります。
一方、ATMから現金を引き出した記録や、決済アプリへチャージした記録だけでは、何を買ったのかまでは分かりません。
副業のために使ったことを説明できるか
次に、その支出が副業に必要だったかを確認します。私生活のための支出は経費になりません。副業と私生活の両方で使ったものは、副業で使った分だけを合理的に分けます。
副業の経費については、以下の記事でご確認ください。
判断できない支出は無理に経費へ入れない
支払先、金額、購入内容、副業との関係を確認できない場合は、無理に経費として処理しないほうがよいでしょう。まずは資料を探し、「確認できた支出」と「まだ分からない支出」に分けます。
後から資料が見つかれば、その時点で改めて確認できます。
次からレシートをなくして困らないための保存方法
レシートや領収書は、受け取ったときに保管場所を決めておくと、確定申告前に探す手間を減らせます。紙と電子データに分けて保存方法を決めておきましょう。
紙のレシートは受け取ったら同じ場所に保管する
紙のレシートは、副業用の封筒やファイルなどを決め、受け取ったら同じ場所に入れます。月ごとに分けておくと、帳簿と確認するときにも探しやすくなります。
スマホで写真を撮っただけで、必ず紙のレシートを捨てられるわけではありません。電子データとして保存する場合にはルールがあるため、特に手続きをしていない場合は紙の原本も保管しておきましょう。
電子領収書や請求メールはすぐに保存する
電子領収書や請求メールは、受け取ったら保存場所を決めておきます。後から、
- 日付
- 金額
- 取引先
などで探せるように整理しておくと便利です。
電子取引データの保存義務がある方は、改ざん防止やデータを確認できる状態にしておくことなど、保存のルールも確認しましょう。
支払ったときに何のために使ったかも記録する
支払いをしたときに、「何を買ったか」「副業で何に使うか」を簡単に記録しておきましょう。
確定申告の前にまとめて思い出そうとすると、私用の支出との区別が分からなくなることがあります。レシートや利用明細を確認しながら、その都度帳簿へ記録するほうが管理しやすくなります。
まとめ
副業のレシートや領収書がない場合でも、すぐに経費をあきらめる必要はありません。まずは、カード明細、注文履歴、請求書、購入メールなどを探しましょう。
確認するポイントは、次の2つです。
- いくら支払い、何を買ったのか確認できるか
- 副業に必要な支出だったと説明できるか
レシートがない場合は、出金伝票やメモだけで済ませず、できるだけ支払いを確認できる資料も一緒に残します。
内容を確認できない支出は無理に経費へ入れず、ほかの取引と分けて資料を探しましょう。今後は、紙のレシートと電子データの保存場所を決め、支払ったときに帳簿へ記録する習慣を作っておくと、確定申告の準備も進めやすくなります。